"Eurocontrol"
Eurocontrol boekt tijdwinst met Microsoft Dynamics NAV
Als een schip de haven binnenloopt, komen de inspecteurs van Eurocontrol aan boord om de hoeveelheid lading en de kwaliteit ervan te controleren. Dagelijks inspecteren de buitendienstmedewerkers ladingen van schepen in binnen- en buitenland. Om het verloop van het proces van inspectie, berekening en certificering en de daarbij behorende informatiestromen en financiële afhandeling te stroomlijnen, selecteerde Eurocontrol Microsoft Dynamics NAV. Alle inspectiegegevens worden nu snel en efficiënt verwerkt in certificaten die een half uur na inspectie digitaal bij de opdrachtgevers liggen. Deze oplossing is ontworpen en geïmplementeerd door
dVision.
Eurocontrol BV in Dordrecht verzorgt al ruim veertig jaar visuele inspecties van bulkgoederen en vervoermiddelen in een maritieme omgeving. Het bedrijf is sinds 1992 ISO 9002 gecertificeerd en bevindt zich met negen medewerkers in het middensegment van de maritieme inspectiemarkt. De opdrachtgevers zijn vervoerders en eigenaren van de lading die respectievelijk willen garanderen dat ze hun werk goed doen en de kwaliteit en kwantiteit van gekochte goederen willen waarborgen. De activiteiten van de buitendienstmedewerkers van Eurocontrol bestaan uit het inspecteren van schepen en ladingen op locatie. De verzamelde gegevens over de schepen en de aard en omvang van de lading voeren ze ter plekke in in hun
Personal Digital Assistant (PDA). Na een aantal berekeningen, verwerking en controle van de gegevens worden deze via
GSM naar het kantoor in Dordrecht verzonden, waar het certificaat wordt opgesteld en digitaal of in print naar de klant verstuurd. Vrijwel gelijktijdig wordt ook een gespecificeerde factuur aangemaakt.
Snelle en betrouwbare communicatie
"De behoefte om de werkzaamheden te automatiseren ontstond een paar jaar geleden toen we door de toename van het aantal opdrachten moesten uitbreiden. We moesten een keuze maken of we de binnen- of de buitendienst zouden vergroten", zegt Ron Nijman, directeur van Eurocontrol BV. "Uiteindelijk bleek verregaande standaardisering en automatisering van de rapportages van de buitendienst de beste oplossing." De werkzaamheden van de buitendienst waren vastgelegd in procedures en ook de diverse berekeningsmodellen waren door de heer Nijman in kaart gebracht. Er was dus behoefte aan een systeem waarbij de buitendienstmedewerkers alle benodigde gegevens voor het aanmaken van een certificaat digitaal konden aanleveren. Hierdoor kwam een belangrijk deel van het verwerkingsproces in handen van de inspecteurs en nam de druk op de binnendienst sterk af. Op die manier bestaat het takenpakket van de binnendienst grofweg uit de controle van de gegevens, het aanmaken en doorsturen van het certificaat en het versturen van facturen.
Flexibiliteit
Voor de technische realisatie van dit concept trad Eurocontrol in contact met dVision. Na een uitvoerig inventarisatie- en analysetraject, met ondersteunend advies van een externe MKB-adviseur,bleek de oplossing van Microsoft Dynamics NAV het beste aan te sluiten op de behoeften. De heer Nijman legt uit: "De keuze viel op Microsoft Dynamics NAV omdat standaardoplossingen te weinig functionaliteit en flexibiliteit boden. Microsoft Dynamics NAV kon maximaal op onze specifieke activiteiten en behoeftes worden aangepast. De diverse berekeningsmodellen zijn door dVision geïntegreerd in Microsoft Dynamics NAV waardoor we onze werkwijze konden behouden en toch alle voordelen van een geïntegreerd systeem kunnen benutten. Onze administratieve en financiële processen zijn redelijk complex omdat we per klant met verschillende tariefafspraken te maken hebben. De codering die we daarvoor aanhouden is in het complete systeem doorgevoerd, waardoor we vanaf de invoering van data op locatie tot aan de uiteindelijke factuur een consistente informatievoorziening hebben. Een ander bijkomend voordeel van de flexibiliteit van Microsoft Dynamics NAV is dat we de functionaliteit die we in ons bedrijf niet nodig hebben, bijvoorbeeld voorraadbeheer, uitgeschakeld hebben. We hebben dus niet te maken met 'overbodige functionaliteit'."
Verantwoordelijkheid
Door standaardisatie van de procedures zijn de activiteiten van de buitendienstmedewerkers uitgebreid. Zij voeren op locatie de basisgegevens van klanten en activiteiten in. Inspecteurs dragen de verantwoordelijkheid voor het invoeren van de klanten- en inspectiecodes. Hierdoor is het zwaartepunt van de administratieve en verwerkingsprocessen verlegd van de binnendienst naar de buitendienst. Ron Nijman: "Iedereen in de buitendienst is uitgerust met een
PDA en een GSM. Ingevoerde gegevens worden via het GSM-netwerk verstuurd naar de server in Dordrecht. Na een laatste controle worden de benodigde certificaten aangemaakt in
PDF-formaat en verstuurd naar de klant. Door dit compleet geautomatiseerde proces kunnen wij, als het enige controlebedrijf, onze klanten binnen een half uur na de beëindiging van de inspectie een certificaat leveren. Bovendien hebben we ook direct een factuur die gegenereerd wordt op basis van de gegevens die op locatie worden ingevoerd. Naast de snelheid is daardoor ook de accuratesse aanzienlijk toegenomen, doordat de factuurgegevens uit een geïntegreerd systeem komen en niet dubbel ingevoerd hoeven te worden."
Managementinformatie
Naast de tijdwinst en toegenomen betrouwbaarheid van de gegevens en verwerking, biedt Microsoft Dynamics NAV Eurocontrol uiteenlopende managementinformatie. "Doordat we met diverse klanten specifieke prijsafspraken hebben, was het in het verleden lastig om een helder overzicht te krijgen van het concrete rendement van een klant. In Microsoft Dynamics NAV is dergelijke informatie eenvoudig te selecteren en te presenteren. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor overzichten van openstaande rekeningen. In het algemeen kan ik dan ook zeggen dat het belangrijkste voordeel van de implementatie van Microsoft Dynamics NAV voor onze organisatie tijdswinst is. We kunnen onze klanten snel en betrouwbare diensten leveren en beschikken zelf ook continu over de gegevens om onze bedrijfsvoering te optimaliseren."
Feiten in het kort
BEDRIJF
Eurocontrol BV
BRANCHE
Transport/ zakelijke dienstverlening
ACTIVITEITEN
Beëdigde visuele controle van bulkgoederen en vervoersmiddelen in een maritieme omgeving
AANTAL
GELIJKTIJDIGE GEBRUIKERS
9
BESTE VERBETERING
Tijdwinst
|
Reageer
Print
