|
EB
415 Posts |
 Posted - 06 March 2003 : 21:01:06
|
Pro-Kring versie 5.0
In deze versie zijn wijzigingen aangebracht om vanaf 1 januari 2002 met de euro te kunnen werken.
Vooral de programma’s die te maken hebben met elektronisch betalingsverkeer zijn aangepast i.v.m de nieuwe standaarden van de euro-acceptgiro en Incassoversie Clieop03.
Ook zit in deze versie het converteerprogramma om bedragen in guldens om te rekenen naar bedragen in euro’s.
Het is dus niet zo dat u tijdelijk met guldens en euro’s kunt werken. U moet een moment kiezen dat u overgaat naar de euro.
De update naar versie 5.0 kost EURO 495,--
Download de zip-file en kopieer de programma’s naar de \PROKRING\PROGRAM directory.
Natuurlijk kunnen wij de installatie ook voor u uitvoeren, neem hiervoor contact op met dVision tel: 010-458 78 00.
Wat wordt nu eigenlijk omgerekend?
Alle bedragen in Pro-Kring worden omgerekend naar de euro behalve statistische gegevens, laadlijsten en oude mutaties.
Statistische gegevens.
Van elke week draait u een weektotaal, dit wordt in een bestand met de naam “hsEEJJWR.dat” opgeslagen op de harddisk. U kunt dit bestand later weer opvragen met het programma "Overzicht weektotaal". Na het activeren van het converteerprogramma zullen nieuwe totalen in euro's worden weergegeven maar oude totalen in guldens.
Magazijnlijsten.
Alleen als de magazijnlijst uit looplijsten van na de conversie wordt geproduceerd worden bedragen in euro's afgedrukt.
Mutatie’s looplijst.
Looplijsten die u heeft doorgeboekt kunnen niet meer worden tegengeboekt of gekopieerd. Van looplijsten die na de conversie zijn doorgeboekt natuurlijk wel.
Stappen die u moet ondernemen voor de OCR-B regel systeemtest.
Indien u gebruik maakt van de OCR-B regel moet u voor 1 januari 2002 een nieuwe systeemtest uitvoeren. Het vervelende hiervan is niet alleen dat u iets van enkele jaren geleden opnieuw moet uitvoeren maar ook tijdelijk in Pro-Kring enkele velden moet wijzigen en na de systeemtest weer terug moet zetten.Voorgesteld wordt dan ook om elke handmatige wijziging in Pro-Kring op te schrijven.
Hieronder worden deze stappen in de juiste volgorde beschreven:
Stop de nieuwe acceptgiro kaarten in de printer en stel deze op dezelfde manier af zoals met de oude acceptgiro kaarten.
Start Pro-Kring.
Start “[1E] Instellingen Pro-Kring”.
Bij het veld “werken in euro (J/N/T)” voer de letter “T” in. (Dit betekent Tijdelijk)
Start “[1F] Instellingen acceptgiro”.
De volgende velden zult u moeten wijzigen:
“positie banknummer”.
“positie OCR-B hokje”.
“positie OCR-B betalingskenmerk”.
“OCR-B code”.
De posities zijn voor elk bedrijf anders daarom moet u dit even nakijken in de hieronder beschreven test.
Druk op <F4> test.
Druk op <F5> Naw-gegevens.
U moet hier 12 bestaande klanten met een banknummer en 12 bestaande klanten met een gironummer opgeven.
U kunt nu op het scherm hiervoor de test uitvoeren. Komen de testafdrukken niet uit de juiste printer, verplaats dan tijdelijk de giroprinter. Dit is makkelijker dan alle instellingen in Pro-Kring en op het netwerk te wijzigen voor alleen een systeemtest.
Enkele tips.
Gebruik een nieuw printerlint.
Druk eerst 24 girokaarten af zodat banknummers en gironummers worden afgedrukt en fax 10 kaarten naar uw betaalorganisatie voor een 1e visuele controle.
Schrijf uw wijzigingen op en zet alles weer terug zoals het was voor de systeemtest en vergeet vooral niet het veld “werken in euro” terug op “N” te zetten.
Inlezen betalingen van de OCR-B acceptgiro’s.
Deze standaard is niet gewijzigd. Per 1 januari 2001 worden automatisch bedragen in guldens omgerekend naar euro’s.
Door afrondingsverschillen kan het nu voorkomen dat het bedrag van de openstaande boeking 1 of 2 cent verschilt met het bedrag dat de klant overmaakt. Als het verschil 3 cent of minder is zal Pro-Kring de boeking alsnog automatisch verwerken.
Stappen die u moet ondernemen voor de CLIEOP03 standaard.
U kunt deze wijziging nu al uitvoeren omdat bij incassogegevens opgegeven kan worden welke valuta gebruikt moet worden. Pro-Kring werkt met guldens totdat u het conversieprogramma uitvoert.
Start Pro-Kring.
Start “[1G] Instellingen diskette’s”.
Wijzig de bestandsnaam CLIEOP02 naar CLIEOP03
Conversie naar de euro
Nu kunt u natuurlijk denken “nou dat doe ik wel wanneer het echt moet!” maar wij stellen voor dat u de conversie in de periode juli t/m november uittest. In het volgende hoofdstuk staat ook beschreven hoe u alle gegevens na de test weer terug kan zetten.
Sommige bedrijven hebben al eens meegemaakt dat door een stroomstoring of een hangende Windows 95/98/NT enkele Pro-Kring bestanden verminkt waren. In alle gevallen hebben wij het probleem weer kunnen herstellen. Om nu te voorkomen dat deze verminkingen in de bestanden zitten tijdens de conversie stellen wij voor dat u een afspraak maakt om de bestanden na te laten kijken. Dit kost ons enkele uren werk (bv. in het weekend of avonduren) en zullen ook doorgefactureerd worden maar het voorkomt problemen.
Voordat u de conversie uitvoert gaan we er vanuit dat u een backup van Pro-Kring heeft gemaakt en dat op de harddisk een vrije ruimte beschikbaar is van 2x de grootte van de \PROKRING directory (dus inclusief de onderliggende sub-directory’s).
Iedere netwerkgebruiker moet Pro-Kring hebben afgesloten.
Als u een netwerk heeft, zorg dan dat u bent ingelogd met voldoende rechten om een sub-directory aan te maken.
Stap 1.
Maak een sub-directory aan met als naam de dag van de test bv. \PK010730
Dit is dus 30 juli 2001.
Kopieer de files van de directory \PROKRING\DATA naar \PK010730
Stap 2.
Start Pro-Kring als pakketbeheerder.
Als u deze optie niet heeft:
- Start de MSDOS prompt
| Ga naar de directory met de programma’s van Pro-Kring
| - Bv.
| | Tik in F: gevolgd door <ENTER>
| | Tik in CD\PROKRING\PROGRAM gevolgd door <ENTER>
| | Tik in PK P gevolgd door <ENTER> (Let op de spatie tussen PK en P)
Geef het pakketwachtwoord in.
Als u het pakketwachtwoord niet weet, druk op <ENTER>
Voordat u nu de conversie gaat opstarten kunt u het beste enkele lijsten afdrukken.
Stap 3.
Draai een looplijst van enkele wijken (niet doorboeken).
Draai van een wijk de acceptgiro’s (niet doorboeken).
Draai van een wijk de kwitanties.
Draai van een week een wijkomzet.
U kunt zelfs een weektotaal van de volgende week laten aanmaken en afdrukken, alleen moet u niet vergeten dit na de conversie opnieuw te doen.
Stap 4.
Start “[1B] Aanmaken bestanden.
Druk op <F9> konversie.
Zoals hierboven ook al staat, zorg voor een goede backup.
Druk op <F5> aktiveren.
De bedragen worden nu omgerekend.
In een testomgeving met een snel netwerk en een snelle pc duurde de conversie 1 uur met 12.000 fictieve klanten en 400.000 boekingen.
Stap 5.
Wijzig de velden zoals die hiervoor bij de OCR-B test en de Clieop03 standaard zijn beschreven. Het veld “werken met euro” is automatisch op “J” gezet en kunt u niet meer wijzigen.
Stap 6.
Herhaal nu stap 3 en vergelijk de afgedrukte gegevens.
Als u met de echte conversie bezig was bent u nu klaar en kunt u de looplijsten, incasso en giro’s gaan aanmaken voor de maand Januari 2002. U mag deze gegevens pas 1 januari 2002 opsturen.
U kunt geen gegevens tegenboeken van weken van voor de conversie omdat deze gegevens bewaard zijn in guldens. Elke wijk die u vanaf nu doorboekt kunt u ook weer tegenboeken.
Conversie naar de euro verwijderen.
Ok de test is goed gegaan maar hoe zet u nu alles weer terug.
Zorg dat u alle handmatige wijzigingen op papier zet zodat u dit tijdens de echte conversie niet meer hoeft uit te zoeken.
Iedere netwerkgebruiker moet Pro-Kring hebben afgesloten.
Als u een netwerk heeft, zorg dan dat u bent ingelogd met voldoende rechten om een sub-directory aan te maken.
Deze stap kunt u uitsluitend uitvoeren wanneer u stap 1 uit het vorige hoofdstuk óók heeft uitgevoerd.
Stap 1.
Verwijder alle files uit de directory \PROKRING\DATA
Kopieer de files van de directory \PK010730 naar \PROKRING\DATA
Als u na de test conversie een weektotaal heeft aangemaakt, dan moet u dit herhalen om de totaalbedragen weer in guldens te kunnen zien!
Wijzigingen en opmerkingen per 20 december 2001.
Sinds uitgifte van de Euro-update van Pro-Kring zijn in de ‘conversieslag’ zelf geen wijzigingen aangebracht.
Wel zijn er updates op het internet geplaatst i.v.m. wijzigingen in de lay-out van accept-giro’s en wijzigingen voor het incassoprogramma.
Afronden.
Standaard werden de berekende bedragen op 5 cent afgerond. Naar nu blijkt kan dit i.v.m. afspraken die u heeft gemaakt met uw klanten problemen opleveren. Daarom kunt u dan nu ook deze afronding uitzetten.
Start “[1E] Instellingen Pro-Kring”.
Bij het veld “afronden op 5 cent (J/N)” voer de letter “N” in.
(Dit betekent Nee, niet afronden)
Lay-out.
Op de giro-strook is de lay-out iets veranderd omdat het grote Euroteken in de weg zit met het veld “aantal weken”.
Conversie.
Gelukkig is in slechts 1 geval opgetreden wat in de euro-documentatie al was beschreven. Bepaalde boekingen werden niet omgerekend naar het nieuwe eurobedrag. Dit probleem werd veroorzaakt door een verminking in het boekingenbestand en na herstel van de verminking ging de euroconversie wel goed.
Indien deze verminking bij u voorkomt na de echte euroconversie, dan is hier niets meer aan te doen. Het openstaand saldo van de klant zal dan netjes omgerekend zijn naar euro maar openstaande bedragen bij bepaalde boekingen niet. De verminking kunnen wij in de meeste gevallen wel oplossen maar u moet dan handmatig alsnog de boekingbedragen aanpassen.
Laatste update.
Per 20 december staat dan ook de laatste update op het onze Website.
Indien u dan ook reeds de ‘echte’ euroconversie heeft uitgevoerd dan is deze update uitsluitend nodig voor de wijzigingen van bovenstaande programma’s.
Betalingen facturen.
Zoals u misschien al heeft gemerkt hebben wij onze administratie wat beter op orde. U heeft dan ook reeds een factuur gekregen voor de euro-update en voor het service-contract.
Onderstaande tekst is uitsluitend voor degene die zich aangesproken voelt en niet voor bedrijven die bijtijds betalen.
De relatie tussen leverancier en klant komt van twee kanten, wij leveren en voeren uit wat u vraagt en u betaalt op tijd de facturen. Het oude stramien van dat wij enkele maanden wachten totdat u de factuur betaalt is dan ook voorbij. Bij vervallen posten voeren wij geen werkzaamheden uit, dus betaal op tijd.
Email
Wij hebben u via fax op de hoogte gesteld dat er een emailbericht naar u is opgestuurd en dat u uw mailbox moet ‘legen’. We gaan er eigenlijk vanuit dat email verkeer nu wel standaard is bij bedrijven en zullen u dan ook niet meer via de fax een waarschuwing geven.
Indien blijkt dat het emailadres in onze database niet juist is stuur dan even een email naar info@dvision.nl
In ieder geval de beste wensen voor het nieuwe jaar.
|
Met vriendelijke groet,
Erik van den Berg
dVision Automatisering |
|
|
|
|
Euroconversie 1999-2000
